Smart working o lavoro da remoto: il lavoro è davvero agile?

Nel dicembre 2019, la pandemia di COVID-19 ha colpito l'Italia e il mondo, rendendo necessarie misure di sicurezza per affrontare la situazione drammatica segnata da morti, malattie e ricoveri in ospedale.

Il 30 gennaio 2020, la pandemia è stata dichiarata emergenza globale dall'OMS (Organizzazione mondiale della sanità), dopo essersi sviluppata al mercato dell'umido di Wuhan, in Cina, ed essersi estesa fino a coinvolgere la comunità internazionale.

Per affrontare il COVID-19, sono state messe in atto delle misure cautelari per evitare il contaggio e la diffusione del virus, che avveniva (e avviene) principalmente per via aerea. Le misure hanno comportato l'adozione di mascherine protettive, per evitare la trasmissione area del virus, e, a gennaio 2020, la quarantena per la città di Wuhan, dove si ritiene si trovasse il paziente 0. Il 9 marzo 2020, la quarantena è stata dichiarata anche in Italia, con regole ferree che obbligavano a rimanere in casa, a chiudere le attività commerciali, le scuole, i luoghi di lavoro. Proprio in questo contesto, è sorta la necessità di lavorare da remoto, per poter continuare l'attività professionale anche nel drammatico contesto della pandemia di COVID-19.

Durante l'emergenza sanitaria, il lavoro a distanza ha somigliato più al Telelavoro che al vero e proprio Smart Working. Si è trattato di uno Smart Working di emergenza, senza possibilità di scelta. Tuttavia, negli ultimi anni, lo Smart Working è diventato un'esperienza preziosa, consentendo un rapido apprendimento e sviluppo in questo ambito che, in condizioni normali, avrebbe richiesto anni.

Il lavoro da remoto è una modalità lavorativa a distanza, resa possibile dalle tecnologie digitali e dall'utilizzo di internet. Il lavoro da remoto è un'alternativa al classico lavoro in ufficio, che non prevede la presenza fisica dei dipendenti nell'ufficio, ma soltanto la presenza digitale attraverso canali di comunicazione come Google Meet, Skype, Slack e simili.

Nel contesto della pandemia, molte aziende hanno utilizzato il lavoro da remoto per far fronte alla crisi globale, senza dover sospendere del tutto l'attività professionale.

Ai lavoratori è allora stato chiesto di seguire il lavoro direttamente da casa, con l'ausilio dei mezzi digitali sopracitati.

Per remote-working, si intende la modalità lavorativa da remoto, in cui l'impiegato lavora direttamente da casa, in luoghi alternativi all'ufficio, presso altri soggetti o in modalità di coworking.

Dopo la pandemia, molte aziende hanno continuato a usare questa modalità lavorativa, che si è dimostrata utile anche dal punto di vista della produttività aziendale e del work engagement.

Il termine smart working, spesso utilizzato come sinonimo di remote-working, ha in realtà un significato più ampio e sfumato. Lo smartoworking non riguarda tanto il lavoro da remoto, quanto una maniera di lavorare in vista di obiettivi determinati, con tempi e modi flessibili e adeguati alle esigenze dei lavoratori.

Lo Smart Working, noto anche come Lavoro Agile, rappresenta una nuova filosofia manageriale che mira a restituire alle persone flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare, con l'obiettivo di incrementare la responsabilità sui risultati. Questo moderno approccio al lavoro e alla collaborazione aziendale si fonda su quattro pilastri essenziali: trasformazione della cultura organizzativa, flessibilità di orari e luoghi di lavoro, dotazione tecnologica adeguata e ridefinizione degli spazi fisici.

Adottare il vero Smart Working significa abbracciare un modello lavorativo in cui i dipendenti possono decidere autonomamente quali strumenti utilizzare e da dove lavorare per raggiungere gli obiettivi stabiliti. In un contesto che valorizza la flessibilità e l'orientamento ai risultati, le persone possono lavorare in modalità ibrida, alternando liberamente il tempo trascorso in ufficio con quello in altri luoghi, come la propria abitazione o spazi di coworking.

In tal senso, il remote-working può far parte di una politica aziendale volta allo smartworking o lavoro intelligente, che consente agli impiegati di lavorare da casa se lo ritengono necessario per il benessere personale e aziendale.

Molte aziende, dopo la fine della pandemia, hanno mantenuto un approccio smart alle dinamiche lavorative, altri lavoratori sono tornati alle modalità classiche del lavoro presenziale, in alcuni casi dovendo affrontare la sindrome da rientro a lavoro.

Con il termine lavoro ibrido, si intende una modalità lavorativa che alterna la presenza dell'impiegato in ufficio al remote-working. Può dimostrarsi molto utile ai fini di aumentare la produttività aziendale, intimamente legata alla salute mentale e fisica dei dipendenti.

Ricordiamo che il lavoro ibrido consente altresì di diminuire i costi legati alla vita dei dipendenti in ufficio (costi relativi all'uso della luce, delle apparecchiature elettroniche, della mensa e così via).

Non soprende che molte aziende continuino, nel 2023, a preferire un approccio ibrido rispetto al classico lavoro in ufficio.

Il lavoro in ufficio è una modalità lavorativa classica, che presuppone la presenza dell'impiegato sul luogo di lavoro secondo orari e turni prestabiliti. Nel contesto della contemporaneità, sempre più aziende stanno lavorando per cambiare la durata dei turni, così da renderli più appetibili e aumentare la produttività dell'azienda.

Svariate ricerche hanno dimostrato che lavorare per un numero minore di ore, e addirittura di giorni alla settimana, può portare beneficio all'azienda, poiché aiuta gli impiegati a rimanere lucidi e motivati sul luogo di lavoro.

Ricordiamo che la salute mentale deve essere tenuta in considerazione anche nella vita professionale, che può essere causa di burnout, stress da lavoro correlato, ansia, attacchi di panico e altre problematiche.

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La Legge di Bilancio 2023 e successivi aggiornamenti hanno previsto, fino al 31 dicembre 2023, lo smart working obbligatorio per lavoratori fragili e genitori con figli minori di 14 anni, senza decurtazione della retribuzione. Dal 1° febbraio 2023, tutte le comunicazioni sono state inviate tramite l'applicativo "Lavoro agile" su Servizi Lavoro. La normativa ha stabilito le modalità di comunicazione al Ministero del Lavoro, definendo termini e sanzioni per la mancata comunicazione. Inoltre, dal 1° settembre 2022, è stato reso disponibile un applicativo per l'invio telematico degli accordi di smart working. 

Nel settore privato, lo smart working semplificato è stato reso disponibile fino al 31 marzo 2024; nel settore pubblico, le nuove regole richiedono accordi individuali per il lavoro agile, con particolare attenzione ai lavoratori fragili in situazioni di gravi problemi di salute.

A partire dal 1° aprile 2024, i lavoratori fragili e quelli con figli minori di 14 anni nel settore privato non hanno più beneficiato delle deroghe emergenziali. Per i dipendenti pubblici, la proroga era già scaduta il 31 dicembre 2023. Tuttavia, tutti i lavoratori dipendenti hanno potuto continuare a lavorare da remoto seguendo la normativa ordinaria, come stabilito dalla Legge 22 maggio 2017, n. 81.

Nonostante la fine della proroga, alcune categorie di lavoratori hanno continuato a ricevere priorità per lo smart working. Le aziende sono state tenute a dare priorità alle richieste di lavoro agile formulate da:

I lavoratori fragili sono definiti in base a patologie specifiche che li rendono vulnerabili nei luoghi di lavoro. Esistono due categorie:

La fragilità di un lavoratore viene certificata dai medici di famiglia, che devono fornire la documentazione necessaria al datore di lavoro. Anche chi è riconosciuto disabile con connotazione di gravità (Legge 104/1992) ha diritto allo smart working.

Le condizioni che definiscono i lavoratori fragili sono elencate nel Decreto Legge n. 221 del 24 dicembre 2021 e nel Decreto del Ministero della Salute del 3 febbraio 2022. Due categorie principali emergono:

Lo Smart Working ha offerto numerosi vantaggi alle aziende, tra cui un aumento della produttività, una riduzione dell'assenteismo e un abbattimento dei costi legati agli spazi fisici. Ha anche contribuito a migliorare la soddisfazione dei lavoratori e ha avuto un impatto positivo sulla società nel suo complesso.

Secondo l'Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, l'adozione di un modello avanzato di Smart Working ha portato a un incremento della produttività del 15%-20%. I dipendenti che hanno sperimentato il vero Smart Working hanno beneficiato di un maggiore benessere psicologico, relazionale e fisico. I benefici economici dello Smart Working sono stati rilevanti. Ha permesso ai lavoratori di risparmiare circa 900 euro all'anno sui costi di pendolarismo e ha ottimizzato l'uso degli spazi aziendali, consentendo risparmi fino a 2500 euro all'anno per persona. Inoltre, lo Smart Working ha contribuito a ridurre le emissioni di CO2, rendendolo una pratica ecologicamente sostenibile (Report Osservatorio Politecnico di Milano).

Infine, uno studio ( Falco A, Girardi D, 2023) ha analizzato l'impatto dello smart working (SW) sulla relazione tra carico di lavoro e un biomarcatore dello stress, il rapporto cortisolo-deidroepiandrosterone solfato (DHEA(S)) nei capelli, durante la pandemia di COVID-19. I risultati hanno mostrato che lo smart working era associato a un minore rapporto cortisolo/DHEA(S). Tuttavia, tra i lavoratori in smart working, un alto carico di lavoro era correlato a un aumento di questo rapporto. I risultati suggeriscono che lo smart working può avere effetti sia positivi che negativi sul benessere e indicano che il rapporto cortisolo/DHEA(S) è un biomarcatore utile per monitorare lo stress lavorativo.

Nonostante i benefici, la relazione tra lavoro a distanza e benessere rimane dibattuta. Alcuni studi indicano che flessibilità e autonomia, se accompagnati da buona comunicazione e equilibrio, migliorano il benessere, mentre altri suggeriscono che il lavoro a distanza può aumentare lo stress e i ritmi di lavoro e in definitiva, comportare problemi sul lavoro.

Lo smart working, essendo per definizione privo di rigidi vincoli di tempo e luogo, ha messo in evidenza l'importanza dell'equilibrio tra vita lavorativa e personale come fattore chiave per il benessere e le prestazioni. Le organizzazioni devono progettare il lavoro in modo da evitare che la flessibilità si trasformi in un eccessivo ritorno al lavoro. È cruciale che i lavoratori esperiscano una cultura di supporto che aiuti a gestire i confini tra vita personale e professionale.

Manager e leader hanno un ruolo cruciale nel promuovere il benessere dei dipendenti, fornendo chiarezza sugli obiettivi e sulle modalità di lavoro, specialmente in contesti di lavoro remoto. La formazione dei manager nell'uso di strumenti di e-learning e tecnologie innovative è fondamentale per affrontare le sfide del benessere individuale. Sebbene non tutti gli studi abbiano esaminato l'impatto degli stili di leadership, uno stile non autoritario sembra contribuire a ridurre il workaholism e il tecnostress (Marino L, Capone V., 2021).

A causa dei potenziali effetti negativi connessi all'uso intensivo e pervasivo della tecnologia sul lavoro, è in corso un dibattito scientifico e politico per identificare misure efficaci per la salute dei lavoratori, prevenire il tecnostress e proteggere il diritto dei lavoratori alla disconnessione, ossia il diritto di non essere costantemente disponibili (Di Tecco C, Ronchetti M, 2021).