Multitasking a lavoro: valore o rischio per chi lavora?

Nel mondo moderno del lavoro, il multitasking è diventato una pratica comune, spesso vista come un segno di efficienza e produttività. Tuttavia, ci sono opinioni contrastanti su quanto multitasking possa effettivamente contribuire o danneggiare la produttività. Se stai cercando di capire che lavoro fare, devi informarti sulle aspettative richieste e sulle modalità di lavoro connesse: essere multitasking al lavoro sicuramente può portare molti vantaggi in termini di efficienza, ma non bisogna sottovalutare i problemi sul lavoro che comporta questa capacità. 

Cosa vuol dire essere multitasking 

Il termine multitasking si riferisce alla capacità di svolgere più compiti contemporaneamente. La diffusione rapida dei dispositivi tecnologici ha favorito il multitasking sia in ambito lavorativo che privato. Questo ha portato al concetto di "media multitasking", che si riferisce allo svolgimento di due o più compiti, uno dei quali implica l'uso di un mezzo tecnologico. Ad esempio, un lavoratore multitasking potrebbe rispondere alle email mentre partecipa a una riunione o ascolta un podcast. Essenzialmente, il multitasking significa focalizzare la propria attenzione su più attività simultaneamente. È a tutti gli effetti una soft skill, come la creatività o il problem solving.

Definizione di multitasking

Il termine multitasking deriva dall'unione delle parole inglesi "multi", che significa "molto" e "task" che significa "compito" o "attività". Il concetto di multitasking è stato originariamente applicato nei contesti informatici e tecnologici per descrivere la capacità di un sistema operativo di eseguire più processi o programmi simultaneamente. Successivamente, il termine è stato esteso alle capacità dei lavoratori .Il sinonimo in italiano potrebbe essere "multiprogrammazione".

Effetti psicologici del multitasking

Multitasking a lavoro: vantaggi

Il multitasking, se utilizzato in modo ponderato e strategico, può portare diversi vantaggi al mondo del lavoro, ma non tutti riescono a sostenere questi ritmi di lavoro.

Ecco come questa competenza può essere un valore aggiunto:

• miglior gestione del tempo; 
• reattività migliorata;
• minore tempo di risposta alle esigenze organizzative;
• ottimizzazione dei flussi di lavoro;
• aumento della produttività e della proattività. 

Con i progressi tecnologici, il desiderio e spesso la necessità di fare più cose contemporaneamente sono diventati pervasivi. Anche se il multitasking si riferisce all'esecuzione simultanea di più attività, la maggior parte delle attività che richiedono attenzione attiva non possono essere svolte realmente nello stesso momento. Pertanto, considerare una determinata attività come multitasking è spesso una questione di percezione. Attraverso 32 studi, di cui 30 con incentivi basati sulle prestazioni, e un totale di 8.242 partecipanti, è emerso che coloro che percepivano un'attività come multitasking erano più coinvolti e, di conseguenza, superavano coloro che vedevano la stessa attività come un compito unico. Questi risultati suggeriscono che la percezione del multitasking può essere un fattore chiave per aumentare l'impegno e migliorare le prestazioni (Srna S, Schrift RY, Zauberman G., 2018).

La nostra capacità di multitasking è limitata poiché le prestazioni diminuiscono quando svolgiamo più attività contemporaneamente. Tuttavia, l'allenamento intensivo può significativamente ridurre questi costi. Questo non avviene separando le funzioni cerebrali o deviando il flusso di informazioni, ma aumentando la velocità di elaborazione nella corteccia prefrontale. Questo meccanismo migliora la capacità di gestire rapidamente più compiti successivi, rendendo il multitasking più efficiente senza cambiare la struttura del cervello, ma piuttosto ottimizzando il suo funzionamento (Dux PE, Tombu MN, Harrison S, Rogers BP, 2009).

Multitasking a lavoro: svantaggi

Il multitasking, benché spesso elogiato per la sua presunta efficienza, porta con sé una serie di svantaggi ben documentati dalla ricerca scientifica. 

Iniziamo con l'idea che l'aumento di produttività legato al multitasking è puramente teorico e presuppone una capacità di gestione simultanea delle attività che è fuori dalla portata di un individuo, nonostante le sue aspirazioni. Ad esempio, potresti percepire uno squilibrio tra le attività che svolgi e la remunerazione che ricevi, tanto da chiedere un aumento.

Uno studio pubblicato sulla rivista "Psychonomic Bulletin & Review" ha dimostrato che il multitasking può portare a un deficit attenzionale, il che significa che le persone diventano meno capaci di concentrarsi su un compito specifico. Questo deficit attenzionale è spesso accompagnato da un aumento dello stress percepito, con conseguenze che si manifestano anche con la sindrome da rientro al lavoro.

Inoltre, il multitasking può provocare interferenze cognitive e fisiche poiché il cervello deve costantemente spostare l'attenzione tra le attività. Quando le attività vengono interrotte anche solo per pochi minuti, è necessario del tempo per ritornare al punto in cui si è stati interrotti. Questo processo rallenta le prestazioni e aumenta il rischio di errori, con impatti potenzialmente gravi, specialmente in settori che richiedono alta precisione e riflessione profonda. L'esecuzione simultanea di più attività, nota come interferenza del doppio compito (DTi), oltre a influenzare negativamente le prestazioni, peggiora con l'età (Contemori G, Saccani MS, 2022). Un altro studio ha scoperto che essere multitasking durante una riunione può ridurre la comprensione delle informazioni discusse e ostacolare la partecipazione attiva.

Non stare al passo potrebbe portarti a vivere una situazione di frustrazione, aumentando i livelli di cortisolo, l'ormone dello stress, con conseguenti prestazioni imprecise, oltre a ridurre la qualità del sonno e avere effetti negativi sulla salute mentale (Sandra Bond Chapman). Secondo uno studio condotto da Becker L, Kaltenegger HC et al. (2023), il dual-tasking e il multitasking sono stressanti e attivano il SNS, ma non influenzano l'asse HPA o il sistema immunitario. Questi effetti sono coerenti sia per le attività digitali che parzialmente non digitali.

Infine i ricercatori dell'University College di Londra (Kanai, R., & Loh, K. K.-Y., 2014) hanno scoperto che coloro che erano abituati a utilizzare più dispositivi contemporaneamente mostravano una minore densità di materia grigia nella corteccia cingolata anteriore: l'eccessivo multitasking potrebbe non solo influenzare negativamente l'attenzione e aumentare l'ansia e la depressione a lavoro, ma anche avere effetti misurabili sulla struttura fisica del cervello, particolarmente in quelle aree che regolano le emozioni e le funzioni cognitive.

Di fronte a una maggiore insoddisfazione professionale e ridotta qualità del lavoro, può essere opportuno cambiare lavoro e cercare attività che ci facciano sentire valorizzati, senza avere paura del cambiamento.

Donne, uomini e multitasking: chi è più bravo?

È diffusa la convinzione che le donne siano più abili nel multitasking rispetto agli uomini. Un'ampia maggioranza, pari all'80%, sostiene questa visione, attribuendo tale superiorità a un vantaggio evolutivo e a una maggiore pratica nel gestire molteplici compiti contemporaneamente, spesso legati alla cura dei figli, alla gestione della casa, della famiglia e del lavoro ( Szameitat AJ, 2015).

La convinzione diffusa che le donne siano più abili nel multitasking è stata oggetto di numerosi studi, spesso con risultati contrastanti. Uno studio ha esplorato la possibilità che gli uomini eccellano nel multitasking simultaneo, mentre le donne siano più abili nel cambio di compito. Gli uomini hanno riportato una maggiore esperienza nel multitasking legato ai videogiochi, mentre le donne hanno mostrato una maggiore esperienza in attività che coinvolgono musica, messaggistica istantanea e navigazione web. La differenza nelle prestazioni del multitasking simultaneo tra uomini e donne è stata completamente spiegata dalla velocità di elaborazione. Questo suggerisce che gli uomini possano avere un vantaggio cognitivo in questo tipo di multitasking, al contrario, nel cambio di compito, non ci sono differenze significative tra uomini e donne.

Infine, studi pubblicati dall'American Sociological Review hanno evidenziato differenze significative nella percezione e tolleranza del multitasking tra madri e padri. Le madri tendono a vivere il multitasking come un'esperienza negativa e stressante, mentre i padri lo percepiscono più positivamente.

Il multitasking è davvero produttivo?

Molti studi scientifici suggeriscono che, nella maggior parte dei casi, il multitasking è dannoso per la produttività. Tuttavia, alcuni professionisti, come i medici che praticano il multitasking, tendono a percepire le proprie prestazioni come migliori, ma questo avviene a costo di un maggiore sforzo psicofisico. Nonostante il multitasking non venga visto dai medici come una causa di prestazioni carenti o errori medici, è importante considerare interventi per ridurre il potenziale impatto negativo in tutti i settori lavorativi (Weigl M, Müller A, 2013).

La chiave è trovare l’equilibrio tra le attività, riservando momenti per la concentrazione su singoli compiti e pianificando accuratamente il multitasking solo quando appropriato. 

In definitiva, il valore o il rischio del multitasking dipende dalla situazione e dalla capacità di gestirlo in modo efficace. Se ti trovi in una situazione di difficoltà potresti valutare di intraprendere lavori più sostenibili, adatti anche a chi sta attraversando una crisi depressiva.

Se pensi che il tuo lavoro porti un carico di stress eccessivo, magari puoi pensare di aiutarti facendo psicoterapia con Serenis: siamo un centro medico autorizzato. Il servizio è completamente online, con centinaia di psicoterapeuti e psicoterapeute (cioè hanno la specializzazione) con in media circa 10 anni di esperienza.

Consigli per gestire la pressione del Multitasking

Per evitare gli effetti negativi del Multitasking, ci sono alcuni consigli specifici che puoi seguire quando ti senti sopraffatto:

• organizza una lista di cose da fare, ordinandole per importanza e urgenza.
• Concediti tempo per riposare: è fondamentale trascorrere del tempo lontano dal lavoro, cercando di rimandare le cose non urgenti. Ad esempio, se stai trascorrendo una gita fuori porta, concentrati sul momento anziché controllare la lista di mail sul tuo cellulare.
• Passa del tempo di qualità, coltivando relazioni appaganti.
• Cerca di ritagliare tempo per attività ed hobby alternative al lavoro.

Fonti

• Elbe, P., Sörman, D.E., Mellqvist, E. et al. Predicting attention shifting abilities from self-reported media multitasking. Psychon Bull Rev 26, 1257–1265 (2019). https://doi.org/10.3758/s13423-018-01566-6
• Buser, T., Peter, N. Multitasking. Exp Econ 15, 641–655 (2012). https://doi.org/10.1007/s10683-012-9318-8
• Szameitat AJ, Hamaida Y, Tulley RS, Saylik R, Otermans PC. "Women Are Better Than Men"-Public Beliefs on Gender Differences and Other Aspects in Multitasking. PLoS One. 2015 Oct 19;10(10):e0140371. doi: 10.1371/journal.pone.0140371. PMID: 26479359; PMCID: PMC4610696.
• Contemori G, Saccani MS, Bonato M. Multitasking Effects on Perception and Memory in Older Adults. Vision (Basel). 2022 Aug 4;6(3):48. doi: 10.3390/vision6030048. PMID: 35997379; PMCID: PMC9396999.
• Becker L, Kaltenegger HC, Nowak D, Weigl M, Rohleder N. Biological stress responses to multitasking and work interruptions: A randomized controlled trial. Psychoneuroendocrinology. 2023 Oct;156:106358. doi: 10.1016/j.psyneuen.2023.106358. Epub 2023 Aug 2. PMID: 37542740.
• Weigl M, Müller A, Sevdalis N, Angerer P. Relationships of multitasking, physicians' strain, and performance: an observational study in ward physicians. J Patient Saf. 2013 Mar;9(1):18-23. doi: 10.1097/PTS.0b013e31826b7b87. PMID: 23007246.
• Srna S, Schrift RY, Zauberman G. The Illusion of Multitasking and Its Positive Effect on Performance. Psychol Sci. 2018 Oct 24:956797618801013. doi: 10.1177/0956797618801013. Epub ahead of print. PMID: 30355063.
• Dux PE, Tombu MN, Harrison S, Rogers BP, Tong F, Marois R. Training improves multitasking performance by increasing the speed of information processing in human prefrontal cortex. Neuron. 2009 Jul 16;63(1):127-38. doi: 10.1016/j.neuron.2009.06.005. PMID: 19607798; PMCID: PMC2713348.
• Kanai, R., & Loh, K. K.-Y. (2014). Higher media multi-tasking activity is associated with smaller gray-matter density in the anterior cingulate cortex. PLOS ONE, 9(9), e106698. https://doi.org/10.1371/journal.pone.0106698