Change management e gestione aziendale

Il Change Management è una disciplina che si occupa di pianificare, implementare e gestire i cambiamenti all'interno di un'organizzazione, processo volto ad aiutare le persone, i team e l'intera organizzazione ad effettuare una transizione efficiente e positiva verso nuovi metodi di lavoro, strutture, tecnologie o culture organizzative. Inoltre, il Change Management si concentra sugli aspetti umani del cambiamento, cercando di minimizzare la resistenza e massimizzare l'adozione e l'efficacia dei nuovi approcci.

I pilastri alla base del Change Management sono:

Prima di parlare del Change Management, può essere utile fare un breve riferimento al contesto nel quale viene richiesto e promosso. Il mondo in cui viviamo, caratterizzato da crescente fluidità e incertezza, viene descritto dal sociologo Zygmunt Bauman attraverso il concetto di "società liquida", per cui le strutture sociali e le istituzioni, che un tempo fornivano stabilità e certezza, sono in costante mutamento, rendendo le esperienze individuali e collettive meno prevedibili e più volatili. Questo scenario è particolarmente rilevante per comprendere le dinamiche del cambiamento organizzativo e la resistenza che spesso lo accompagna.

In un contesto fluido il cambiamento non è solo inevitabile, ma anche più rapido e imprevedibile. Le tecnologie evolvono, i mercati globali fluttuano e le aspettative sociali si trasformano, imponendo alle organizzazioni e agli individui un adattamento continuo. Questa costante trasformazione può generare un senso di incertezza e instabilità, poiché le persone lottano per trovare punti di riferimento stabili e sicuri in un ambiente in continua evoluzione.

La gestione del cambiamento implica guidare individui, team e organizzazioni attraverso transizioni o trasformazioni: è profondamente intrecciata con la psicologia, poiché tratta delle reazioni, dei comportamenti e delle emozioni delle persone durante i periodi di cambiamento. Per affrontare l'incertezza del cambiamento in una società liquida, è essenziale che le organizzazioni sviluppino strategie che non solo riconoscano la fluidità dell'ambiente attuale, ma che aiutino anche a costruire resilienza e adattabilità tra i dipendenti. Ciò include la promozione di una cultura dell'apprendimento continuo, la creazione di strutture flessibili che possano adattarsi rapidamente alle nuove condizioni e il sostegno psicologico per aiutare le persone a gestire l'ansia e l'incertezza.

Anche i processi cognitivi giocano un ruolo fondamentale nel modo in cui gli individui percepiscono e reagiscono al cambiamento. Concetti come la dissonanza cognitiva, dove nuove informazioni si scontrano con credenze esistenti, possono causare disagio e resistenza. Ciò che maggiormente spaventa non è il cambiamento, ma l’incertezza e la perdita di controllo. In linea con ciò, i dipendenti saranno più portati a difendere lo status quo se non si sentiranno protagonisti del cambiamento, se non riusciranno ad immaginare un futuro e se non avranno fiducia nelle promesse.

Ecco alcuni aspetti psicologici collegati al Change Management:

In Italia, le piccole e medie imprese (PMI) rappresentano una parte sostanziale del tessuto economico e l'innovazione digitale è diventata una priorità crescente, specialmente alla luce della pandemia che ha accelerato la necessità di trasformazioni digitali.

Secondo l'Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI della School of Management del Politecnico di Milano, molte piccole e medie imprese italiane stanno ancora affrontando sfide significative nella loro trasformazione digitale. Nonostante un incremento nell'adozione di strumenti digitali come l'eCommerce e la gestione documentale digitale, solo una minoranza (circa il 9%) delle PMI italiane ha raggiunto un livello avanzato di digitalizzazione. Questo ritardo è spesso attribuito a una carenza di competenze digitali e a una resistenza al cambiamento da parte degli imprenditori stessi​ (Polimi Digital Innovation)​.

Tuttavia, le imprese che hanno intrapreso un percorso di digitalizzazione stanno vedendo benefici concreti, tra cui una maggiore resilienza e migliori performance economiche. In particolare, queste aziende mostrano un aumento medio del 28% nell'utile netto, un incremento del 18% nel margine di profitto e un miglioramento dell'11% dell'EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortisation). Questo suggerisce che l'innovazione digitale non solo è necessaria per rimanere competitivi, ma offre anche vantaggi economici tangibili​ (Digital4)​​ (Innovation Post)​.

Ecco alcuni aspetti chiave della situazione attuale:

All’interno di alcune organizzazioni, soprattutto quelle maggiormente grandi e strutturate, è presente la figura professionale del Change Manager, ovvero quel professionista specializzato nella gestione del cambiamento, cruciale in contesti in cui le aziende affrontano trasformazioni significative come ristrutturazioni aziendali, implementazioni tecnologiche, cambiamenti culturali o fusioni e acquisizioni.

In assenza del Change Manager, sono le risorse umane (HR) a svolgere suddetto ruolo: sono responsabili della formazione e dello sviluppo delle competenze necessarie per adattarsi a nuovi processi e tecnologie; gestiscono la comunicazione interna, garantendo che i dipendenti comprendano e supportino i cambiamenti in atto; creano un ambiente di lavoro che favorisca la flessibilità e l'adattabilità.

Di seguito, alcune delle principali responsabilità:

Abbiamo visto come il Change Manager e/o le HR siano preziosi nell’ottica di fornire il supporto necessario per facilitare il cambiamento e attenuare la resistenza, ma c’è un’altra figura cruciale nel successo del Change Management, ovvero i leader. La scelta di uno stile di leadership che meglio si adatta alla cultura aziendale e alla natura del cambiamento in corso è fondamentale e l’approccio adattivo è particolarmente efficace nel contesto del change management. La leadership adattiva si concentra sulla capacità di affrontare l'incertezza e il cambiamento, adattando strategie e comportamenti in risposta alle dinamiche in evoluzione. Questo stile di leadership è utile per incoraggiare l'innovazione e per gestire la resistenza al cambiamento, poiché enfatizza l'importanza della comunicazione aperta e del coinvolgimento dei dipendenti nel processo di trasformazione​ (Polimi Digital Innovation)​​ (Innovation Post)​.

La leadership adattiva enfatizza l'importanza del coinvolgimento dei dipendenti. Invece di imporre cambiamenti dall'alto, i leader adattivi lavorano per coinvolgere le persone a tutti i livelli dell'organizzazione, ascoltando idee e preoccupazioni. Questo approccio non solo migliora la qualità delle decisioni grazie alla varietà di prospettive raccolte, ma aiuta anche a creare un senso di appartenenza e impegno tra i dipendenti. Quando le persone sentono di essere parte del processo di cambiamento, sono più propense a sostenere e adottare le nuove iniziative.

Un altro aspetto chiave della leadership adattiva è la capacità di rispondere rapidamente ai feedback. Durante i periodi di cambiamento, è essenziale monitorare costantemente i progressi e fare aggiustamenti in base ai risultati ottenuti. Questo approccio iterativo permette di correggere rapidamente la rotta se necessario, riducendo il rischio di errori prolungati e massimizzando le possibilità di successo.

Infine, la leadership adattiva aiuta a costruire resilienza organizzativa. I leader che adottano questo stile promuovono l'apprendimento continuo e l'adattabilità, caratteristiche che rendono l'organizzazione più resiliente di fronte a futuri cambiamenti e incertezze. In un mondo in cui il cambiamento è una costante, la capacità di adattarsi rapidamente e efficacemente è un vantaggio competitivo essenziale.

Nel campo del change management, esistono diversi modelli che offrono approcci strutturati per gestire i cambiamenti all'interno delle organizzazioni. Questi modelli variano per complessità e applicazione, ma condividono l'obiettivo comune di facilitare una transizione efficace e sostenibile. Di seguito una sintesi discorsiva dei principali modelli di change management.

Il modello ADKAR sviluppato da Prosci, è un framework focalizzato sul cambiamento individuale come base per il cambiamento organizzativo. Il nome è un acronimo che rappresenta le cinque fasi cruciali per la gestione del cambiamento: Consapevolezza della necessità di cambiare, Desiderio di supportare il cambiamento, Conoscenza di come cambiare, Abilità di applicare le nuove competenze e Rafforzamento per sostenere il cambiamento. Questo modello è particolarmente utile per comprendere e gestire la resistenza al cambiamento a livello individuale, assicurando che ogni persona coinvolta sia supportata nel suo percorso.

Il Modello degli 8 passi di Kotter ideato da John P. Kotter, è uno dei più rinomati nel campo del change management. Questo modello suggerisce un processo lineare in otto passi, che inizia con la creazione di un senso di urgenza e termina con l'ancoraggio dei cambiamenti nella cultura aziendale. Ogni fase richiede azioni specifiche, come formare una coalizione guida, comunicare la visione del cambiamento, e generare vittorie a breve termine. L'approccio di Kotter è noto per la sua enfasi sulla gestione della dimensione umana del cambiamento e sulla creazione di un senso di comunità e condivisione dell'obiettivo tra i dipendenti.

Il Modello di Lewin sviluppato dallo psicologo Kurt Lewin, è uno dei primi modelli di change management e si articola in tre fasi: Scongelamento, Cambiamento e Ricongelamento. Questo modello considera il cambiamento come un processo in cui le organizzazioni devono prima destabilizzare lo status quo (scongelamento), introdurre nuove modalità operative (cambiamento), e infine consolidare queste nuove modalità come parte della cultura organizzativa (ricongelamento). La semplicità di questo modello lo rende facilmente comprensibile e applicabile, specialmente nei contesti in cui il cambiamento coinvolge modifiche significative nelle abitudini e nelle procedure.

Il Modello McKinsey 7-S offre una visione olistica dell'organizzazione, concentrandosi su sette elementi interconnessi: Strategia, Struttura, Sistemi, Stile di gestione, Staff (personale), Skill (competenze) e Shared values (valori condivisi). Questo modello è utile per diagnosticare problemi organizzativi e allineare i vari aspetti di un'organizzazione in fase di cambiamento. L'approccio 7-S è particolarmente efficace per grandi trasformazioni, in quanto considera sia i fattori "soft" (come la cultura e le competenze) che quelli "hard" (come la strategia e la struttura).

Il Modello del Ciclo di Deming è un modello iterativo di gestione che si concentra sul miglioramento continuo, proposto dal docente universitario William Edwards Deming. Questo approccio prevede la pianificazione delle modifiche, l'implementazione su piccola scala, la verifica dei risultati e l'azione basata sulle valutazioni. Il ciclo PDCA è particolarmente utile in contesti in cui il cambiamento deve essere graduale e testato in modo incrementale, per minimizzare i rischi e massimizzare l'apprendimento.

Il Modello delle 7 fasi di Kim Scott è un modello di leadership e Change Management basato su sette principi fondamentali che mirano a migliorare la comunicazione e l'efficacia del cambiamento nelle organizzazioni. Le sette fasi sono: ascolto, chiarimento, discussione, decisione, persuasione, esecuzione e apprendimento. Suddetto modello è incentrato sull'importanza della sincerità e della cura nelle relazioni professionali e non solo è volto a migliorare la dinamica di squadra, ma è anche fondamentale per una gestione efficace del cambiamento promuovendo un ambiente di lavoro basato su trasparenza, supporto reciproco e crescita continua.