Change management e gestione aziendale

La gestione del cambiamento, o change management, è una disciplina fondamentale nel mondo moderno degli affari e dell'organizzazione. In un'epoca caratterizzata da rapide innovazioni tecnologiche, dinamiche di mercato in continua evoluzione e cambiamenti normativi, la capacità di un'organizzazione di adattarsi e trasformarsi è diventata un fattore critico per il successo a lungo termine.

Cos’è il Change Management?

Il Change Management è una disciplina che si occupa di pianificare, implementare e gestire i cambiamenti all'interno di un'organizzazione, processo volto ad aiutare le persone, i team e l'intera organizzazione ad effettuare una transizione efficiente e positiva verso nuovi metodi di lavoro, strutture, tecnologie o culture organizzative. Inoltre, il Change Management si concentra sugli aspetti umani del cambiamento, cercando di minimizzare la resistenza e massimizzare l'adozione e l'efficacia dei nuovi approcci.

Pilastri del Change Management

I pilastri alla base del Change Management sono:

• Comunicazione: Trasparente, continua e chiara per informare tutte le parti interessate sui motivi del cambiamento, il processo e i benefici attesi.
• Coinvolgimento delle parti interessate: Inclusione di dipendenti e altre parti interessate nel processo di cambiamento per ridurre la resistenza e aumentare l'impegno.
• Formazione e supporto: Fornire risorse educative e supporto per aiutare le persone a sviluppare le competenze necessarie per lavorare efficacemente nel nuovo contesto.
• Monitoraggio e feedback: Valutare costantemente l'andamento del cambiamento e apportare aggiustamenti in base ai feedback ricevuti.

Psicologia e Cambiamento

Prima di parlare del Change Management, può essere utile fare un breve riferimento al contesto nel quale viene richiesto e promosso. Il mondo in cui viviamo, caratterizzato da crescente fluidità e incertezza, viene descritto dal sociologo Zygmunt Bauman attraverso il concetto di "società liquida", per cui le strutture sociali e le istituzioni, che un tempo fornivano stabilità e certezza, sono in costante mutamento, rendendo le esperienze individuali e collettive meno prevedibili e più volatili. Questo scenario è particolarmente rilevante per comprendere le dinamiche del cambiamento organizzativo e la resistenza che spesso lo accompagna.

In un contesto fluido il cambiamento non è solo inevitabile, ma anche più rapido e imprevedibile. Le tecnologie evolvono, i mercati globali fluttuano e le aspettative sociali si trasformano, imponendo alle organizzazioni e agli individui un adattamento continuo. Questa costante trasformazione può generare un senso di incertezza e instabilità, poiché le persone lottano per trovare punti di riferimento stabili e sicuri in un ambiente in continua evoluzione.

La gestione del cambiamento implica guidare individui, team e organizzazioni attraverso transizioni o trasformazioni: è profondamente intrecciata con la psicologia, poiché tratta delle reazioni, dei comportamenti e delle emozioni delle persone durante i periodi di cambiamento. Per affrontare l'incertezza del cambiamento in una società liquida, è essenziale che le organizzazioni sviluppino strategie che non solo riconoscano la fluidità dell'ambiente attuale, ma che aiutino anche a costruire resilienza e adattabilità tra i dipendenti. Ciò include la promozione di una cultura dell'apprendimento continuo, la creazione di strutture flessibili che possano adattarsi rapidamente alle nuove condizioni e il sostegno psicologico per aiutare le persone a gestire l'ansia e l'incertezza.

Anche i processi cognitivi giocano un ruolo fondamentale nel modo in cui gli individui percepiscono e reagiscono al cambiamento. Concetti come la dissonanza cognitiva, dove nuove informazioni si scontrano con credenze esistenti, possono causare disagio e resistenza. Ciò che maggiormente spaventa non è il cambiamento, ma l’incertezza e la perdita di controllo. In linea con ciò, i dipendenti saranno più portati a difendere lo status quo se non si sentiranno protagonisti del cambiamento, se non riusciranno ad immaginare un futuro e se non avranno fiducia nelle promesse.

 

Psicologia del Change Management

Ecco alcuni aspetti psicologici collegati al Change Management:

1. Resistenza al Cambiamento: Le persone spesso resistono al cambiamento a causa della paura dell'ignoto, della perdita di controllo o delle minacce percepite al loro status o sicurezza lavorativa. Comprendere queste barriere psicologiche può aiutare a progettare strategie per minimizzare la resistenza.
2. Comunicazione: Una comunicazione chiara ed empatica è cruciale nella gestione del cambiamento. Aiuta a ridurre l'incertezza, alleviare le paure e allineare tutti alla nuova direzione. L'impatto psicologico di come i messaggi vengono trasmessi può influenzare significativamente come vengono ricevuti.
3. Motivazione e Coinvolgimento: Capire cosa motiva gli individui può aiutare a favorire il coinvolgimento nel processo di cambiamento. Questo comporta la gestione di elementi intrinseci come il senso di realizzazione o crescita personale, e di elementi estrinseci come premi o riconoscimenti. Due concetti su cui porre l’attenzione sono l’autoefficacia, introdotto dallo psicologo Albert Bandura, che si riferisce alla fiducia di una persona nella propria capacità di raggiungere obiettivi specifici ed il senso di controllo, ovvero il potere di influenzare non solo il corso degli eventi, ma anche il risultato.
4. Leadership e Influenza: Il ruolo dei leader è fondamentale nella gestione del cambiamento. I leader devono essere percepiti come credibili, affidabili e di supporto. La loro capacità di influenzare e ispirare fiducia può avere un impatto significativo sul successo dell'iniziativa di cambiamento.
5. Risposta Emotiva e Supporto: Il cambiamento spesso genera una gamma di emozioni che vanno dall'entusiasmo all'ansia. Fornire supporto psicologico, come consulenze o risorse per la gestione dello stress, può aiutare le persone a gestire e vivere meglio la transizione.
6. Adattabilità e Resilienza: Incoraggiare una mentalità di adattabilità e resilienza è importante. Questo comporta aiutare le persone a costruire fiducia nella loro capacità di affrontare il cambiamento, il che può ridurre l'ansia e la resistenza.
7. Dinamiche di Gruppo:  Comprendere le dinamiche sottostanti il comportamento e le norme di un gruppo è di fondamentale importanza per gestire le risposte collettive al cambiamento. Inoltre, i cambiamenti possono influenzare la coesione del team sia positivamente, creando un senso di sfida condivisa, che negativamente, interrompendo ruoli e relazioni consolidate.
8. Fattori Culturali:  La cultura organizzativa può facilitare o ostacolare il cambiamento. Comprendere e, se necessario, modificare i valori culturali e le relative norme è un aspetto critico della gestione del cambiamento.

Situazione Attuale in Italia del Change Management

In Italia, le piccole e medie imprese (PMI) rappresentano una parte sostanziale del tessuto economico e l'innovazione digitale è diventata una priorità crescente, specialmente alla luce della pandemia che ha accelerato la necessità di trasformazioni digitali.

Secondo l'Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI della School of Management del Politecnico di Milano, molte piccole e medie imprese italiane stanno ancora affrontando sfide significative nella loro trasformazione digitale. Nonostante un incremento nell'adozione di strumenti digitali come l'eCommerce e la gestione documentale digitale, solo una minoranza (circa il 9%) delle PMI italiane ha raggiunto un livello avanzato di digitalizzazione. Questo ritardo è spesso attribuito a una carenza di competenze digitali e a una resistenza al cambiamento da parte degli imprenditori stessi​ (Polimi Digital Innovation)​.

Tuttavia, le imprese che hanno intrapreso un percorso di digitalizzazione stanno vedendo benefici concreti, tra cui una maggiore resilienza e migliori performance economiche. In particolare, queste aziende mostrano un aumento medio del 28% nell'utile netto, un incremento del 18% nel margine di profitto e un miglioramento dell'11% dell'EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortisation). Questo suggerisce che l'innovazione digitale non solo è necessaria per rimanere competitivi, ma offre anche vantaggi economici tangibili​ (Digital4)​​ (Innovation Post)​.

Aspetti chiave

Ecco alcuni aspetti chiave della situazione attuale:

1. Digitalizzazione e Innovazione Tecnologica: Molte organizzazioni italiane stanno adottando nuove tecnologie come l'automazione, l'intelligenza artificiale e la digitalizzazione dei processi. Questi cambiamenti richiedono non solo l'adozione di nuove competenze tecniche, ma anche un cambiamento culturale all'interno delle organizzazioni.
2. Cultura Aziendale e Resistenza al Cambiamento: In Italia, la cultura aziendale tradizionale può essere una barriera al cambiamento, specialmente nei settori conservatori o nelle imprese familiari. La resistenza al cambiamento è spesso legata a un attaccamento a pratiche consolidate e a una scarsa tolleranza per il rischio.
3. Settore Pubblico e Privato: Le dinamiche di cambiamento possono variare significativamente tra il settore pubblico e quello privato. Nel settore pubblico, la burocrazia e le normative possono rallentare il processo di cambiamento. Nel settore privato, invece, le aziende più piccole e agili potrebbero adattarsi più rapidamente rispetto alle grandi organizzazioni.
4. Fattori Economici e Sociali: L'economia italiana, caratterizzata da una forte presenza di PMI, influenza il modo in cui il Change Management viene percepito e implementato. Le PMI potrebbero avere risorse limitate per investire in programmi di cambiamento strutturati.
5. Formazione e Consulenza: C'è una crescente disponibilità di corsi di formazione e consulenze specializzate in Change Management, offerti sia da università che da società di consulenza. Questo indica un riconoscimento crescente dell'importanza di questa disciplina.

Figure Professionali nel Change Management

All’interno di alcune organizzazioni, soprattutto quelle maggiormente grandi e strutturate, è presente la figura professionale del Change Manager, ovvero quel professionista specializzato nella gestione del cambiamento, cruciale in contesti in cui le aziende affrontano trasformazioni significative come ristrutturazioni aziendali, implementazioni tecnologiche, cambiamenti culturali o fusioni e acquisizioni.

In assenza del Change Manager, sono le risorse umane (HR) a svolgere suddetto ruolo: sono responsabili della formazione e dello sviluppo delle competenze necessarie per adattarsi a nuovi processi e tecnologie; gestiscono la comunicazione interna, garantendo che i dipendenti comprendano e supportino i cambiamenti in atto; creano un ambiente di lavoro che favorisca la flessibilità e l'adattabilità.

Di seguito, alcune delle principali responsabilità:

1. Pianificazione e Strategia del Cambiamento: Partecipazione attiva alla pianificazione strategica del cambiamento, collaborando con la leadership per definire obiettivi, tempi e risorse necessarie. Questo include la valutazione dell'impatto del cambiamento e dei suoi effetti.
2. Comunicazione: Gestione della comunicazione durante il cambiamento, garantendo che i messaggi siano chiari, coerenti e tempestivi, spiegando il "perché" del cambiamento, i benefici attesi e le implicazioni per i dipendenti. Una comunicazione efficace aiuta a ridurre l'ansia e la resistenza, facilitando una transizione più fluida.
3. Formazione e Sviluppo: Il cambiamento spesso richiede nuove competenze e comportamenti, per cui è fondamentale organizzare programmi di formazione e sviluppo per preparare i dipendenti a nuovi ruoli, tecnologie o processi. Questo supporto è essenziale per garantire che il personale sia equipaggiato e abbia gli strumenti necessari per affrontare le nuove sfide.
4. Supporto e Gestione del Personale: Fornire supporto emotivo e pratico ai dipendenti durante le transizioni, che possono includere consulenza, coaching e servizi di assistenza, oltre alla gestione di eventuali resistenze o conflitti, lavorando per mantenere l'engagement.
5. Monitoraggio e Valutazione: Dopo l'implementazione del cambiamento, si lavora per monitorare il progresso ed attuare la raccolta di feedback dai dipendenti. Questo processo di valutazione aiuta a identificare problemi, misurare l'efficacia delle iniziative di cambiamento e apportare correzioni di rotta, se necessario.

Leadership Adattiva

Abbiamo visto come il Change Manager e/o le HR siano preziosi nell’ottica di fornire il supporto necessario per facilitare il cambiamento e attenuare la resistenza, ma c’è un’altra figura cruciale nel successo del Change Management, ovvero i leader. La scelta di uno stile di leadership che meglio si adatta alla cultura aziendale e alla natura del cambiamento in corso è fondamentale e l’approccio adattivo è particolarmente efficace nel contesto del change management. La leadership adattiva si concentra sulla capacità di affrontare l'incertezza e il cambiamento, adattando strategie e comportamenti in risposta alle dinamiche in evoluzione. Questo stile di leadership è utile per incoraggiare l'innovazione e per gestire la resistenza al cambiamento, poiché enfatizza l'importanza della comunicazione aperta e del coinvolgimento dei dipendenti nel processo di trasformazione​ (Polimi Digital Innovation)​​ (Innovation Post)​.

La leadership adattiva enfatizza l'importanza del coinvolgimento dei dipendenti. Invece di imporre cambiamenti dall'alto, i leader adattivi lavorano per coinvolgere le persone a tutti i livelli dell'organizzazione, ascoltando idee e preoccupazioni. Questo approccio non solo migliora la qualità delle decisioni grazie alla varietà di prospettive raccolte, ma aiuta anche a creare un senso di appartenenza e impegno tra i dipendenti. Quando le persone sentono di essere parte del processo di cambiamento, sono più propense a sostenere e adottare le nuove iniziative.

Un altro aspetto chiave della leadership adattiva è la capacità di rispondere rapidamente ai feedback. Durante i periodi di cambiamento, è essenziale monitorare costantemente i progressi e fare aggiustamenti in base ai risultati ottenuti. Questo approccio iterativo permette di correggere rapidamente la rotta se necessario, riducendo il rischio di errori prolungati e massimizzando le possibilità di successo.

Infine, la leadership adattiva aiuta a costruire resilienza organizzativa. I leader che adottano questo stile promuovono l'apprendimento continuo e l'adattabilità, caratteristiche che rendono l'organizzazione più resiliente di fronte a futuri cambiamenti e incertezze. In un mondo in cui il cambiamento è una costante, la capacità di adattarsi rapidamente e efficacemente è un vantaggio competitivo essenziale.

Modelli di Change Management

Nel campo del change management, esistono diversi modelli che offrono approcci strutturati per gestire i cambiamenti all'interno delle organizzazioni. Questi modelli variano per complessità e applicazione, ma condividono l'obiettivo comune di facilitare una transizione efficace e sostenibile. Di seguito una sintesi discorsiva dei principali modelli di change management.

Modello ADKAR 

Il modello ADKAR sviluppato da Prosci, è un framework focalizzato sul cambiamento individuale come base per il cambiamento organizzativo. Il nome è un acronimo che rappresenta le cinque fasi cruciali per la gestione del cambiamento: Consapevolezza della necessità di cambiare, Desiderio di supportare il cambiamento, Conoscenza di come cambiare, Abilità di applicare le nuove competenze e Rafforzamento per sostenere il cambiamento. Questo modello è particolarmente utile per comprendere e gestire la resistenza al cambiamento a livello individuale, assicurando che ogni persona coinvolta sia supportata nel suo percorso.

Modello degli 8 passi di Kotter

Il Modello degli 8 passi di Kotter ideato da John P. Kotter, è uno dei più rinomati nel campo del change management. Questo modello suggerisce un processo lineare in otto passi, che inizia con la creazione di un senso di urgenza e termina con l'ancoraggio dei cambiamenti nella cultura aziendale. Ogni fase richiede azioni specifiche, come formare una coalizione guida, comunicare la visione del cambiamento, e generare vittorie a breve termine. L'approccio di Kotter è noto per la sua enfasi sulla gestione della dimensione umana del cambiamento e sulla creazione di un senso di comunità e condivisione dell'obiettivo tra i dipendenti.

Modello di Lewin

Il Modello di Lewin sviluppato dallo psicologo Kurt Lewin, è uno dei primi modelli di change management e si articola in tre fasi: Scongelamento, Cambiamento e Ricongelamento. Questo modello considera il cambiamento come un processo in cui le organizzazioni devono prima destabilizzare lo status quo (scongelamento), introdurre nuove modalità operative (cambiamento), e infine consolidare queste nuove modalità come parte della cultura organizzativa (ricongelamento). La semplicità di questo modello lo rende facilmente comprensibile e applicabile, specialmente nei contesti in cui il cambiamento coinvolge modifiche significative nelle abitudini e nelle procedure.

Modello McKinsey 7-S 

Il Modello McKinsey 7-S offre una visione olistica dell'organizzazione, concentrandosi su sette elementi interconnessi: Strategia, Struttura, Sistemi, Stile di gestione, Staff (personale), Skill (competenze) e Shared values (valori condivisi). Questo modello è utile per diagnosticare problemi organizzativi e allineare i vari aspetti di un'organizzazione in fase di cambiamento. L'approccio 7-S è particolarmente efficace per grandi trasformazioni, in quanto considera sia i fattori "soft" (come la cultura e le competenze) che quelli "hard" (come la strategia e la struttura).

Modello del Ciclo di Deming (PDCA - Plan-Do-Check-Act)

Il Modello del Ciclo di Deming è un modello iterativo di gestione che si concentra sul miglioramento continuo, proposto dal docente universitario William Edwards Deming. Questo approccio prevede la pianificazione delle modifiche, l'implementazione su piccola scala, la verifica dei risultati e l'azione basata sulle valutazioni. Il ciclo PDCA è particolarmente utile in contesti in cui il cambiamento deve essere graduale e testato in modo incrementale, per minimizzare i rischi e massimizzare l'apprendimento.

Modello delle 7 fasi di Kim Scott 

Il Modello delle 7 fasi di Kim Scott è un modello di leadership e Change Management basato su sette principi fondamentali che mirano a migliorare la comunicazione e l'efficacia del cambiamento nelle organizzazioni. Le sette fasi sono: ascolto, chiarimento, discussione, decisione, persuasione, esecuzione e apprendimento. Suddetto modello è incentrato sull'importanza della sincerità e della cura nelle relazioni professionali e non solo è volto a migliorare la dinamica di squadra, ma è anche fondamentale per una gestione efficace del cambiamento promuovendo un ambiente di lavoro basato su trasparenza, supporto reciproco e crescita continua.

Bibliografia:

• Bandura, A. (1977). Social Learning Theory. General Learning Press.
• Bandura, A. (2000). Autoefficacia: teoria e applicazioni. Erickson.
• Bauman, Z. (2011). Modernità Liquida. Laterza.
• Bridges, W., Bridges, S. (2017). Managing Transitions: Making the Most of Change. Nicholas Brealey Publishing.
• Grashow, A., Linsky, M., Heifetz, R. (2019). La pratica della Leadership Adattiva. FrancoAngeli.
• Hiatt, J. (2006).  ADKAR: A Model for Change in Business, Government and our Community. Prosci Learning Center Publications
• Kotter, J.P., (2022). Guidare il cambiamento. Gli otto passi per affrontare e vincere la sfida. Apogeo.
• Lewin, K. (1951), Field Theory in Social Science. Harper and Row.
• Scott, K. (2019). Sincerità radicale: Essere un capo "tosto" senza perdere la propria umanità. FrancoAngeli.